SIMPLIFICAR PARA MEJORAR

Las organizaciones necesitan ir construyendo una estructura documental y de procesos indispensable para alcanzar un modelo de gestión eficaz. No hay duda de eso. Pero, en mi opinión, el crecimiento documental no debe ser constante sino que, dependiendo de cada organización, al llegar a un determinado punto I de madurez de gestión, la organización entiendo que ya está suficientemente preparada para acometer una simplificación inteligente de su entramado documental.

Ya no cabe un avance en la calidad de la gestión a través del incremento en la complejidad puesto que el peaje a pagar (sobre todo en forma de insatisfacción, de crítica, de hastío en las personas) lo haría inasumible y desaconsejable.

Cada organización debe saber cuándo llega al punto I. A partir de ahí, y mediante enfoques y objetivos de % de documentos eliminados por año, la organización debe saber qué eliminar y por qué. Y mejorar su calidad, su servicio, su productividad trabajando la simplificación inteligente y razonada (y consensuada).

 Probablemente, en ese nuevo e ilusionante camino por la sencillez se tienda hacia una estabilización del volumen estructural, es decir, hacia una reducción con límites; mínimos pero límites, sin sobrepasar dichos límites, básicos para continuar asegurando servicios excelentes.

No estoy seguro pero creo que una curva de carga documental siempre creciente provocaría, con el tiempo, una segunda curva, de calidad, decreciente, intercambiándose las posiciones en la gráfica. 

Cada organización debe saber cuándo ha llegado al punto I. Ahí está la clave.

CUMPLIR LA ESTRATEGIA

Cuantas veces he comentado que una organización son sus personas; para lo bueno y para lo malo. No obstante, permitirme en este caso romper una lanza por un aspecto que no debemos convertir en subsidiario respecto al valor de las personas.

Me refiero a la Estrategia. Somos expertos en ir mejorando el proceso de generación de la estrategia de nuestra organización, incorporando nuevas entradas, nuevos procedimientos, formatos,…bien. Posiblemente vayamos en la buena dirección, dando gran importancia a la adquisición de la información como base de una estrategia creíble; a la planificación de las acciones, pocas pero potentes, medibles, mejorables; a la evaluación de los resultados que vamos obteniendo… pero, ¿no echáis algo en falta? Sí, la ejecución de las tareas y acciones planificadas.

¿Ejecutamos las acciones según el enfoque, el olor de la estrategia? ¿No nos influyen, en ocasiones, otras variables del día a día, que nos hace perder la perspectiva que tiene la estrategia tan arduamente diseñada? Si la estrategia es abarcar un nuevo ámbito, amigo mío, ésa debe ser la consigna, sin escuchar determinadas opiniones personales, determinados cantos de sirena, determinadas voces que pueden surgir con frecuencia movidos, seguramente, por otros intereses y objetivos ajenos a nuestra estrategia, compartida, sólida y referente.

Es lo que tiene diseñar una estrategia, que hay que cumplirla. Porque si no es así, las personas de la organización no nos creerán, pensarán que es de cartón-piedra, que es pura fachada, y, si las personas no creen en nuestro modelo de gestión, más temprano que tarde, todo el castillo de naipes se caerá con el primer soplo de aire.

Efectivamente, la estrategia no debe ser rígida sino adaptable a las nuevas variables que surgen todos los días; pero ejecutando las revisiones con criterio, con planificación y con consenso.

Es lo que tiene diseñar una estrategia, que hay que cumplirla.