lunes, 29 de junio de 2015

SIMPLIFICAR PARA MEJORAR


Las organizaciones necesitan ir construyendo una estructura documental y de procesos indispensable para alcanzar un modelo de gestión eficaz. No hay duda de eso. Pero, en mi opinión, el crecimiento documental no debe ser constante sino que, dependiendo de cada organización, al llegar a un determinado punto I de madurez de gestión, la organización entiendo que ya está suficientemente preparada para acometer una simplificación inteligente de su entramado documental.

Ya no cabe un avance en la calidad de la gestión a través del incremento en la complejidad puesto que el peaje a pagar (sobre todo en forma de insatisfacción, de crítica, de hastío en las personas) lo haría inasumible y desaconsejable.

Cada organización debe saber cuándo llega al punto I. A partir de ahí, y mediante enfoques y objetivos de % de documentos eliminados por año, la organización debe saber qué eliminar y por qué. Y mejorar su calidad, su servicio, su productividad trabajando la simplificación inteligente y razonada (y consensuada).

 Probablemente, en ese nuevo e ilusionante camino por la sencillez se tienda hacia una estabilización del volumen estructural, es decir, hacia una reducción con límites; mínimos pero límites, sin sobrepasar dichos límites, básicos para continuar asegurando servicios excelentes.


No estoy seguro pero creo que una curva de carga documental siempre creciente provocaría, con el tiempo, una segunda curva, de calidad, decreciente, intercambiándose las posiciones en la gráfica. 

Cada organización debe saber cuándo ha llegado al punto I. Ahí está la clave.

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