Las organizaciones necesitan ir
construyendo una estructura documental y de procesos indispensable para
alcanzar un modelo de gestión eficaz. No hay duda de eso. Pero, en mi opinión,
el crecimiento documental no debe ser constante sino que, dependiendo de cada
organización, al llegar a un determinado punto I de madurez de gestión, la
organización entiendo que ya está suficientemente preparada para acometer una
simplificación inteligente de su entramado documental.
Ya no cabe un avance en la
calidad de la gestión a través del incremento en la complejidad puesto que el
peaje a pagar (sobre todo en forma de insatisfacción, de crítica, de hastío en
las personas) lo haría inasumible y desaconsejable.
Cada
organización debe saber cuándo llega al punto I. A partir de ahí, y mediante
enfoques y objetivos de % de documentos eliminados por año, la organización
debe saber qué eliminar y por qué. Y mejorar su calidad, su servicio, su
productividad trabajando la simplificación inteligente y razonada (y consensuada).
Probablemente, en ese nuevo e ilusionante camino por la sencillez se tienda
hacia una estabilización del volumen estructural, es decir, hacia una reducción
con límites; mínimos pero límites, sin sobrepasar dichos límites, básicos para
continuar asegurando servicios excelentes.
No estoy seguro pero creo que una
curva de carga documental siempre creciente provocaría, con el tiempo, una
segunda curva, de calidad, decreciente, intercambiándose las posiciones en la
gráfica.
Cada organización debe saber cuándo ha llegado al punto I. Ahí está la
clave.
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